大学WEBサイト運用のためのマニュアル化・ドキュメント化の重要性

「マニュアル化」「ドキュメント化」と聞くと、“型にはまったルーティーン化”などのマイナスイメージを持たれる方も少なくはないでしょう。

大学広報の現場では、WEBサイトの運用は広報課様や入試課様が行っているケースが多いと思われます。

大学様によってさまざまかと思いますが、主担当の職員の方が1名~2名。メンテナンス業務を行う派遣スタッフなどのスタッフが1~2名。大学様によっては0名というところもあるのではないでしょうか?

大学では、数年ごとに“部署異動”があります。特にWEBは「専門知識が必要」という固定概念があることから、ある限られた人員のみがサイト運用に携わることが多く、その結果、サイト運用のノウハウが個人に紐づいてしまうことも少なくありません。

また、メンテナンスの実業務を行う派遣スタッフも、契約年数を経過してしまうと、人員を変更しなければならず、また一からメンテナンス業務を覚えてもらう必要があります。

つまり、多くの大学広報の現場において、WEBサイトの運用そのものが資産になっていないのです。

 

大学WEBサイトを運用を行う弊社では、日々の更新や年度更新業務はもちろん、それと同等、あるいはそれ以上に「大学WEBサイト運用のマニュアル化・ドキュメント化」を重視しています。

・毎年、あるいは日々どのような手順で情報を更新するのか?
・どのサイトがどのサーバにどの管理ツールを使って管理されているか?
・大学サイト内の文言統一はなされているか?表記のルールは?
などなど。。
「大学WEBサイト運用のマニュアル化・ドキュメント化」は、大学の現場における独特の問題を解決し、「誰が担当になろうとも、WEBサイトの運用業務が平準化されること」「日々の運用が、資産となること」を実現します。

今現在、そういった運用ノウハウが“人”に依存してしまっている大学様。
遅くはありません。きちんと見直し、積極的にWEB広報を展開するためにも、まずはしっかりとした土台づくりをいたしませんか?

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